مكتب إدارة المشاريع الرقمي والتقارير
نربط الجدول الزمني وبيانات التكلفة وحالة فريق المشروع في لوحات معلومات وأدوات سير عمل وحزم تقارير، ونبنيها بالأشخاص أنفسهم الذين يفهمون البرنامج. يُهيأ كل شيء داخل بيئة Microsoft 365 الخاصة بكم.
ما يغذي لوحة المعلومات
| المعلومات | المصدر | التحديث |
|---|---|---|
| تواريخ الأنشطة والفائض الزمني والتقدم | Primavera P6 أو Microsoft Project | أسبوعياً، بعد تحديث الجدول |
| الميزانية والالتزامات والتكلفة الفعلية | نظام التكلفة أو دفتر التكاليف لديكم | شهرياً، عند إقفال الفترة |
| المعالم والأوامر التغييرية والإشعارات | تطبيق إدارة العقود | عند إدخالها من الفريق |
| الحالة والمشكلات والإجراءات | نموذج أسبوعي لمديري المشاريع | أسبوعياً |
لوحة المعلومات المجاورة مبنية ببيانات افتراضية لعرض التنسيق. أما البناء الفعلي فيقرأ من أنظمتكم، بإيقاع تحديث متفق عليه في نطاق العمل.
لوحة معلومات توضيحية ببيانات افتراضية. يُظهر كل شريط القيمة المكتسبة كنسبة من ميزانية الحزمة، وتُظهر العلامة البيضاء القيمة المخططة حتى تاريخ البيانات على المقياس نفسه. مؤشر أداء الجدول للحزمة هو القيمة المكتسبة مقسومة على القيمة المخططة لتلك الحزمة: الحزمة A 82% مقابل 78% مخطط، B 61% مقابل 70%، C 74% مقابل 73%، D 45% مقابل 44%، الأعمال التمهيدية 100% مقابل 100%، التشطيبات 28% مقابل 40%. مؤشر أداء الجدول للبرنامج هو مجموع القيمة المكتسبة مقسوماً على مجموع القيمة المخططة، ومؤشر أداء التكلفة هو القيمة المكتسبة مقسومة على التكلفة الفعلية.
ثلاثة مخرجات، ونموذج بيانات واحد
لوحة المعلومات وحدها صورة. وتأتي القيمة حين تحرك البيانات نفسها سير العمل والتقرير أيضاً، فلا يعيد أحد كتابة رقم ثلاث مرات.
لوحة معلومات تنفيذية
حالة الجدول الزمني والتكلفة والمخاطر والمعالم لبرنامج أو محفظة، مع التنقل من ملخص مجلس الإدارة إلى تفاصيل الحزمة. تُحدَّث بالإيقاع المتفق عليه من بيانات الجدول والتكلفة الحية.
مثال: لوحة معلومات نموذجية
سير عمل المعالم والعقود
أداة Power Apps تحفظ معالم العقد والأوامر التغييرية والإشعارات وطلبات الدفع، مع تذكيرات قبل المواعيد التعاقدية وسجل تدقيق جاهز إن نشأت مطالبة يوماً.
مثال: سجل معالم نموذجي
حزمة تقارير مولَّدة آلياً
حزم تقارير أسبوعية وشهرية يجمعها Power Automate من البيانات نفسها، مع سرد يكتبه الأشخاص. يذهب وقت الفريق إلى التعليق والقرارات، لا إلى التنسيق.
مثال: مقتطف تقرير نموذجي
ما يشمله البناء
التهيئة وربط البيانات
نتفق أولاً على عملية الضوابط وإيقاع التقارير، ثم نربط كل حقل في لوحة المعلومات بمصدره وقاعدة تحديثه.
الاختبار ببياناتكم
يُختبر البناء على فترة كاملة من بياناتكم الفعلية قبل الإطلاق، مع مطابقة الأرقام لتقارير الجدول الزمني والتكلفة.
التوثيق والتدريب
دليل تشغيل مختصر لمن يحدّثونها، وجلسة تسليم لتستمر لوحة المعلومات في العمل بعد انتهاء المهمة.
بيئتكم، وملكيتكم
تقع مساحات العمل والتطبيقات والبيانات في بيئة Microsoft 365 الخاصة بكم من اليوم الأول. يتحكم مسؤولوكم في الوصول، ويعمل الحل حيث تعمل بياناتكم الأخرى في Microsoft. ولا نحتفظ بنسخة من بياناتكم بعد المهمة ما لم تطلبوا منا دعمها.
التراخيص والإدارة
تُؤكَّد تراخيص Power BI وPower Apps وأدوار المسؤولين اللازمة لتشغيل الحل مع فريق تقنية المعلومات لديكم أثناء تحديد النطاق. وهي تراخيصكم، لا تراخيصنا.
الدعم بعد التسليم
دعم اختياري باتفاقية شهرية للتغييرات والحزم الجديدة والتقارير الجديدة. ومن دونه يستمر الحل في العمل، لكنه يتوقف عن التطور.
ما نحتاجه منكم
- الوصول إلى بيئة Microsoft 365، أو قرار بإنشائها، مع مسؤول يمكننا العمل معه
- ملفات الجداول الزمنية وتقارير التكلفة التي ستقرأها لوحة المعلومات، ومن يحدّثها
- تنسيقات التقارير والأسئلة التي يطرحها مجلس إدارتكم أو عميلكم كل فترة
- مسؤول واحد من جانبكم عن البيانات، وآخر عن العملية
- فترة كاملة من البيانات الفعلية للاختبار قبل الإطلاق
أسئلة شائعة
هل تخرج البيانات من بيئتنا؟
تقع مساحات العمل والتطبيقات والبيانات في بيئة Microsoft 365 الخاصة بكم. وأثناء البناء نعمل داخلها بحسابات تتحكمون فيها. ولا نحتفظ بنسخة من بياناتكم بعد التسليم ما لم تطلبوا منا دعم الحل، وحينها بما يحتاجه الدعم فقط.
ما التراخيص المطلوبة؟
تراخيص Power BI وPower Apps لمن يستخدمونها، تُؤكَّد مع فريق تقنية المعلومات لديكم أثناء تحديد النطاق. وهي تراخيصكم، باسمكم.
هل يمكن القراءة من Primavera P6 مباشرة؟
نعم، من ملفات P6 المصدَّرة، أو حيث يسمح فريق تقنية المعلومات، من قاعدة البيانات أو خدمات P6 عبر الويب. ويُتفق على إيقاع التحديث في نطاق العمل.
ماذا يحدث بعد مغادرتكم؟
يستمر الحل في العمل داخل بيئتكم. يغطي التوثيق وجلسة التسليم التحديثات الروتينية، أما التغييرات والتقارير الجديدة فتتوفر باتفاقية دعم.
هل هذا تطوير برمجيات؟
إنه تهيئة لأدوات Microsoft حول عملية الضوابط لديكم، يُقدَّم كمعلومات إدارية. لا نطور برمجيات ولا نبيع منتجات برمجية.
حدثنا عن مهمتك
أخبرونا بما ترفعونه من تقارير اليوم ومن يقرأها. نسعى إلى الرد خلال يوم عمل واحد، ونؤكد نطاق العمل والأتعاب بعد الحصول على المعلومات اللازمة لتقييم المهمة.