ضوابط المشاريع وتأسيس مكتب إدارة المشاريع
نظام ضوابط يربط النطاق والجدول الزمني والتكلفة والتغيير والمخاطر، ومكتب إدارة مشاريع يملك صلاحيات القرار والإجراءات ودورة التقارير لتشغيله.
لمن هذه الخدمة
- مالكون وجهات حكومية تطلق برنامجاً أو محفظة مشاريع
- شركات تطوير تحتاج إلى صورة تقارير واحدة عبر المشاريع
- استشاريو إدارة برامج ومشاريع يحتاجون إلى قدرات ضوابط لعميل
- المكاتب الرئيسية للمقاولين التي تؤسس وظيفة ضوابط أو تعززها
المشكلة التي تحلها
نادراً ما يتطابق الجدول الزمني والتكلفة حين يُرفع كل منهما من جدول بيانات مختلف. وتُفسَّر الانحرافات بعد وقوعها. وترى مجالس الإدارة عروضاً تقديمية لا توقعات. والعلاج هو هيكل واحد، وقواعد قياس متفق عليها، ودورة شهرية يلتزم بها الجميع، مع مكتب إدارة مشاريع يملكها.
النطاق والمخرجات
تمتد المهمة النموذجية من التقييم إلى دورات التقارير الأولى، ثم تُسلَّم إلى فريقكم. ويمكن تقديم كل عنصر على حدة أيضاً.
- نموذج تشغيل مكتب إدارة المشاريع والحوكمة: الأدوار وصلاحيات القرار وبوابات المراحل والتصعيد
- إجراءات ونماذج الضوابط للجدول الزمني والتكلفة والتغيير والمخاطر والتقارير
- هياكل تجزئة العمل والتكلفة والترميز التي يستخدمها الجدول والتكلفة معاً
- قواعد القيمة المكتسبة وقياس التقدم، والتحقق من التقدم المطالَب به
- ضبط التكلفة: الميزانيات والالتزامات والفعلي والتكلفة المتوقعة عند الإكمال
- ضبط التغيير والأوامر التغييرية مع سجل تدقيق
- إيقاع التقارير وحزم التقارير للجان التوجيهية ومجالس الإدارة
- تقييم نضج مكتب إدارة المشاريع وخارطة طريق للتحسين
- تشغيل المكتب في الأشهر الأولى، ثم التسليم والتدريب والدعم الاختياري
ما نحتاجه منكم
- الهيكل التنظيمي والإجراءات والنماذج الحالية
- هيكل العقود والحزم والتزامات التقارير فيها
- الجداول الزمنية وتقارير التكلفة والسجلات القائمة وحزم مجلس الإدارة الأخيرة
- توقعات التقارير لدى مجلس الإدارة أو العميل أو جهة التمويل
- الأنظمة المستخدمة أو المخطط لها: Primavera P6، وERP، وSharePoint، وPower BI
كيف يسير العمل
- التقييم، أسبوعان إلى أربعة. مقابلات ومراجعة مستندات وقائمة فجوات مقابل ما يحتاجه البرنامج.
- التصميم. تُصاغ الإجراءات والنماذج والهياكل وتُعتمد مع من سيستخدمونها.
- النشر. تُشغَّل دورة التقارير الأولى معنا جنباً إلى جنب مع فريقكم، والثانية بقيادة فريقكم.
- الاستدامة. التسليم والتدريب والتوثيق، مع دعم مستمر باتفاقية شهرية حيث ترغبون.
- استشارات إدارية فقط: نصمم الضوابط والحوكمة ونشغّلها. ولا نقدم خدمات تصميم أو هندسة أو إشراف على التنفيذ أو استشارات تكلفة تستلزم ترخيصاً هندسياً مهنياً.
- تبقى القرارات لدى هيئات الحوكمة لديكم؛ ومكتب إدارة المشاريع يزوّدها بالمعلومات.
- مشورة اختيار البرمجيات مستقلة؛ لا نحمل أي مصلحة تجارية مع أي مورد.
نماذج المخرجات
تستخدم النماذج المرتبطة بيانات افتراضية لتوضيح تنسيق المخرجات ومستوى تفصيلها. وهي عروض توضيحية، لا سجلات لمهام منجزة لعملاء.
عروض توضيحية، جميعها مبنية ببيانات افتراضية: لوحة المعلومات التنفيذية، مقتطف من تقرير أسبوعي، سجل المعالم الرئيسية.
أسئلة شائعة
هل نحتاج إلى برمجيات جديدة أولاً؟
عادةً لا. يشغّل Excel وPrimavera P6 وSharePoint معظم الدورات الأولى. فالعملية أولاً والأدوات تتبعها؛ انظروا صفحة المكتب الرقمي لما يأتي بعد ذلك.
كم يمضي قبل التقرير الأول؟
عادةً الشهر الثاني بعد التقييم، مع تشغيل الدورة الكاملة الأولى معاً.
هل يمكنكم تشغيل المكتب بدلاً من تأسيسه؟
نعم، باتفاقية شهرية أو كأيام مدمجة، بأشخاص مسمّين ونطاق متفق عليه. انظروا طريقة عملنا.
أي المعايير تتبعون؟
تستند المنهجيات إلى معايير PMI، والممارسات الموصى بها من AACE International، والمعيار ISO 21502. وهي منهجيات نستخدمها، لا شهادات أو اعتمادات تحملها الشركة.
ما الذي يلزم فريق العميل الالتزام به؟
راعٍ يملك الصلاحية، ومسؤول عن كل إجراء، ووقت لمن سينتجون المدخلات كل شهر.
تؤسسون مكتب إدارة مشاريع أو تصلحونه؟
أخبرونا بالبرنامج، ومن يرفع التقارير إلى من اليوم، وما يريد مجلس الإدارة أن يراه. نسعى إلى الرد خلال يوم عمل واحد، ونؤكد نطاق العمل والأتعاب بعد الحصول على المعلومات اللازمة لتقييم المهمة.