تعهيد التخطيط والتقارير الشهرية
نعمل كقسم التخطيط لديكم لقائمة متفق عليها من المشاريع: برامج زمنية أساسية وبرامج تعويض التأخير، وتحديثات أسبوعية وشهرية، وتقارير تقدم مكتوبة للتقديم، بأتعاب شهرية ثابتة.
لمن هذه الخدمة
- مقاولون لديهم عدة عقود قائمة ولا مخطط داخلي، أو مخطط واحد مثقل بمواقع كثيرة
- استشاريون تصميميون ملزمون بتقديم برامج تصميم وتقارير تقدم بموجب تعيينهم
- مقاولو باطن يُطلب منهم برامج Primavera P6 وتقارير لا يستطيعون إنتاجها داخلياً
- شركات تريد مستندات جاهزة للتقديم دون توظيف مخطط أول
المشكلة التي تحلها
تشترط عقود البناء والاستشارات عادةً برنامجاً زمنياً أساسياً بعد الترسية بفترة قصيرة، وبرنامجاً محدَّثاً مع كل طلب دفع، وتقرير تقدم بتنسيق محدد، وتختلف الالتزامات الدقيقة من عقد إلى آخر. والتقديمات الناقصة أو الضعيفة تبطئ اعتماد المستخلصات، وتضعف استحقاق تمديد المدة، وتستدعي إشعارات من المهندس. ويكلّف المخطط الأول بدوام كامل أكثر مما تستطيع معظم الشركات الصغيرة والمتوسطة تبريره مقابل الساعات المطلوبة فعلاً كل شهر.
النطاق والمخرجات
تُحدَّد كل اتفاقية في العرض: المشاريع المشمولة، والمخرجات وتكرارها، ومدخلاتكم، ومدة الإنجاز، وحصة الاجتماعات.
- برنامج زمني أساسي لكل عقد جديد، معدّ وفق مواصفات البرنامج في Primavera P6 أو Microsoft Project
- تحميل الموارد والتكلفة ومخططات الموارد والتدفق النقدي حيث يشترطها العقد
- تحديثات أسبوعية وشهرية للجدول الزمني من بيانات موقعكم، مع إعادة الملفات الأصلية إليكم
- تقارير تقدم أسبوعية وشهرية بتنسيقكم أو تنسيق العميل، مع صياغة السرد لمراجعتكم
- خطط الأسابيع الأربعة القادمة وتعليق على المسار الحرج
- برامج معدلة وبرامج تعويض التأخير عند تغيّر الخطة
- إشعارات التأخير والتقارير السردية للجدول، تُصاغ لمراجعتكم وتوقيعكم
- حضور اجتماعات التقدم نيابة عنكم، ضمن الحصة الشهرية المتفق عليها
- تقويم تسليم لكل مشروع، مع تذكيرات قبل كل موعد تعاقدي
ما نحتاجه منكم
- مستندات العقد ومواصفات البرنامج الزمني لكل مشروع
- المخططات وجداول الكميات ومنهجيات التنفيذ للبرنامج الأساسي
- تقدم الموقع الأسبوعي في يوم متفق عليه: الكميات والتواريخ والتقارير اليومية والصور
- حالة مقاولي الباطن والمشتريات
- تعليقات العميل والمهندس على كل تقديم، والاعتمادات التي تستلمونها
- جهة اتصال مسمّاة لكل مشروع تستطيع الإجابة عن الأسئلة خلال يوم أو يومين
كيف يسير العمل
- التهيئة الأولية، نحو أسبوعين. لكل عقد، نقرأ بنود البرنامج والتقارير ونؤكد ما هو مطلوب فعلاً: تقديم البرنامج الأساسي وموعده، وتكرار التحديث والتقرير، والتنسيقات، ومواعيد التقديم، وفترات الإشعار. تُدرج المشاريع، وتُعتمد النماذج، وتُثبَّت التقويمات، وتُستلم البرامج القائمة.
- الدورة الشهرية. تصل مدخلاتكم في اليوم المتفق عليه، وتعود المسودة خلال عدد أيام العمل المتفق عليه، وتراجعونها، ثم ننهيها للتقديم.
- التغييرات. يُسعَّر مشروع جديد أو برنامج تعويض تأخير أو مطالبة قبل بدء العمل، كإضافة أو كمهمة منفصلة.
- المراجعة الفصلية. تُراجَع قائمة المشاريع ومدة الإنجاز وما يعمل جيداً معاً، وتُعدَّل الأتعاب إذا تغيّرت القائمة.
- نعدّ البرامج والتقارير ونحدّثها باسمكم وتحت توجيهكم. ويبقى التقديم مستندكم ومسؤوليتكم أمام عميلكم.
- لا نقدم خدمات تصميم أو خدمات هندسية، ولا نعتمد التقدم، ولا نوقّع كمهندس مسؤول.
- تُسعَّر زيارات الموقع خارج حصة الاجتماعات المتفق عليها بشكل منفصل.
- إذا تأخرت المدخلات تأخر موعد التقديم. ونقول ذلك في اليوم الذي نلاحظه، مع أثره على الموعد.
نماذج المخرجات
تستخدم النماذج المرتبطة بيانات افتراضية لتوضيح تنسيق المخرجات ومستوى تفصيلها. وهي عروض توضيحية، لا سجلات لمهام منجزة لعملاء.
عروض توضيحية، جميعها مبنية ببيانات افتراضية: مقتطف من تقرير أسبوعي، سجل المعالم الرئيسية، نتائج مراجعة البرنامج الزمني.
أسئلة شائعة
كم مشروعاً تغطي الاتفاقية؟
بعدد ما يسمّيه العرض. يُدرج كل مشروع بمخرجاته وتكرارها. وتغيّر إضافة مشروع أو إزالته الأتعاب بمقدار محدد في العرض، فلا مفاجآت.
ما مدة الإنجاز المتوقعة؟
تُتفق كتابياً وتُحسب بأيام العمل من يوم وصول مدخلاتكم. يُنجز التحديث والتقرير الشهري النموذجي خلال بضعة أيام عمل، أما البرنامج الأساسي الجديد فيستغرق وقتاً أطول ويُجدول عند إضافة العقد.
أي برمجيات تستخدمون؟
Primavera P6 كمعيار، مع بقاء الملفات الأصلية ملكاً لكم. وMicrosoft Project حيث يشترطه العميل، وExcel للتقارير، وPower BI إن أردتم لوحة معلومات عبر مشاريعكم.
هل يمكنكم حضور الاجتماعات مع المهندس؟
نعم، كمخططكم، ضمن الحصة الشهرية في العرض. وتُحتسب الاجتماعات أو زيارات الموقع الإضافية باليوم.
هل هناك مدة أدنى؟
تُحدَّد المدد في العرض. وتتيح مدة أولية قصيرة للطرفين تجربة الترتيب قبل الالتزام بمدة أطول.
حدثونا عن مشاريعكم
اذكروا المشاريع وتنسيقات العقود وما يستحق كل شهر. نسعى إلى الرد خلال يوم عمل واحد، ونؤكد نطاق العمل والأتعاب بعد الحصول على المعلومات اللازمة لتقييم المهمة.